Kohtla-Järve linna sisekontrollisüsteemis on olulised lüngad ja linnajuhid ei ole süsteemi arendanud nii, et see vastaks tunnustatud arusaamadele omavalitsuse sisekontrollisüsteemist. Süsteemi toimimist ei ole ka omal käel analüüsitud, mistõttu puudub linnajuhtidel tervikvaade selle puudujääkidest. Juhtkonna teadlikkus ja toetavad hoiakud on aga toimiva sisekontrollisüsteemi üks põhilisi eeldusi.
Suuremaid varalisi tehinguid teevad Kohtla-Järvel linnavalitsus ja selle teenistused, kuid nende tegevust on linnas kontrollitud põhjendamatult vähe. Kontrollijate tähelepanu on olnud pea eranditult hallatavatel asutustel. Samas ei ole ka hallatavate asutuste juhid võtnud kontrollitulemusi pikka aega tõsiselt, mistõttu korduvad neis aja möödudes samad vead.
Samuti on Kohtla-Järvel kasutamata võimalusi, kuidas edendada konkurentsi linna hangetel ja muudes varalistes tehingutes, et laiendada linna jaoks kasulike pakkumuste valikut.
Olulisemad tähelepanekud
- Võrdluses kohalike omavalitsuste sisekontrolli juhendiga on Kohtla-Järvel probleeme eelkõige kontrollisüsteemi põhielementidega, nagu riskide hindamine, tegevuste läbipaistvus ja kontroll nende üle. Riskide hindamine Kohtla-Järvel sisuliselt puudub, milleta ei saagi süsteemi läbimõeldult arendada.
- Linnavalitsuse revidendid ja linnavolikogu revisjonikomisjon on auditeeritud perioodil teinud küll kontrolle, kuid need on pea eranditult olnud hallatavates asutustes. Linnavalitsuse ja selle teenistuste majandustegevust ei ole sisuliselt analüüsitud, kuigi suuremad hanked ja põhiosa kuludest (näiteks 61% majandamiskuludest) tehakse seal.
- Süsteemisiseseid kontrolle teevad põhiliselt linnavalitsuse revidendid, kuid sageli ei võta hallatavad asutused nende ettepanekuid arvesse. Neid ettepanekuid arutatakse väidetavalt ka linnavalitsuses, kuid konkreetseid samme soovituste jõustamiseks ei ole linnavalitsuse tasandilt järgnenud.
- Hallatavate asutuste hanketegevus on vähe läbipaistev, linnavalitsus saaks oste asutuste peale kokku samuti liita ja teha tsentraalseid hankeid riigihangete registri kaudu, et saada rohkem pakkumusi. Praegu ostavad näiteks linna haridusasutused (19) toiduaineid, kontoritarbeid jms igaüks eraldi, kuigi asutuste kaupa kordub ostude sisu. Enamasti ei ole eelnevalt ka turgu uuritud ega mitut pakkumust küsitud.
- Vähene konkurents tehingutes linnavaraga on riskikoht ka laiemalt. Auditeeritud perioodi suurimal hankel (12,5 mln eurot) ja suurimal linnavara müügil (0,6 mln eurot) saadi mõlemal juhul vaid üks pakkumus. Tehingu asjaolusid vaadates tekib põhjendatud küsimus, kas konkurentsi ärakasutamiseks tehti kõik vajalik.
- Kohtla-Järve linnajuhid on teadvustanud, et linna sisekontrollisüsteemis on teatud probleemikohti, kuid põhjalikumate muudatusteni ei ole jõutud. Probleemikohtadena toodi auditis välja näiteks ametijuhendite ja tegelike tööülesannete mittevastavus, asutuste juhtide valikuprotsessi vähene läbipaistvus, volikogu liikmete vaatest teabe kehv kättesaadavus linnavalitsusest.
Riigikontrolli soovitused
Probleemikohad, mis Kohtla-Järve linna sisekontrollisüsteemis parandamist vajavad, on seotud riskide hindamise, tegevuste läbipaistvuse ja kontrollimeetmete rakendamisega seal, kus tehakse suuremaid tehinguid ja muid raha kasutamise otsuseid, s.t Kohtla-Järve Linnavalitsuses ja tema teenistustes. Samas ei ole Riigikontrolli arvates mõistlik asuda neid probleeme lahendama ükshaaval, vaid süsteem tuleks tervikuna üle vaadata. Mitmed omavalitsused on kehtestanud oma sisekontrolli korra, mis annab võimaluse omavalitsuste sisekontrolli juhendi soovitused oma eripärasid arvestades paremini lahti mõtestada. Riigikontroll soovitab sarnase korra välja töötada ka Kohtla-Järve linnal.
Riigikontroll tegi soovituse samuti regionaalministrile koguda tagasisidet 2018. aastal koostatud omavalitsuste sisekontrolli juhendi rakenduspraktika kohta omavalitsustes, et saada infot juhendi täiendamiseks. Riigikontrolli arvates on juhend rakendatav, kuid puudub põhjalikum teadmine, kuidas on juhend omavalitsustes omaks võetud ja milliste probleemidega on selle rakendamisel kokku puututud.