Iga riikliku funktsiooni igapäevast elluviimist saab vaadelda kui protsessi - omavahel seotud tegevusi, mille koosmõjul sünnib tulemus ehk maksumaksjale suunatud tegu. Vähemalt peaks sündima.
"Peaks" on oluline märkus, sest mingi tulemuseni saab jõuda ainult siis, kui on täidetud teatud eeldused. Ka kehv tulemus ei sünni ex nihilo, vaid sellegi eelduseks on tegevused, kusjuures üks seostamatu või mõttetu vms tegevus võib kumuleerudes rikkuda ka head tegevused. Kui aga seada eesmärgiks hea tulemus, tuleb tagada protsessi pidev täiustamine ja parandamine, mis omakorda eeldab protsessi ja selle tulemuste pidevat hindamist.
Hindamiseks peavad protsess ja selle tulemus olema mõõdetavad. Mõõta võib rahalistes, aga ka sellistes näitajates, mis ei pruugi olla otseselt rahalised (aeg, paindlikkus, kvaliteet). Nõnda saame infot, mille abil protsessi korrigeerida (nt mõnest tegevusest loobuda) ja seeläbi parandada tulemusi.
Näiteks on Maksu- ja Tolliameti iga funktsiooni taga protsess, mille tulemuseks on revideeritud finantsaruanne, deklareeritud kaup jne. Soovides anda hinnangut kauba deklareerimise protsessile ja selle tulemusele, peame tegema need kõigepealt mõõdetavaks ja võrreldavaks.
Tulemuste mõõtmiseks on vaja infot deklareerimise hinnast kliendile ja tema rahulolust. Neid andmeid saab võrrelda eesmärkide, standardite, varasemate tulemuste ja teiste organisatsioonide andmetega.
Kuid milleks on sellist üliabstraktse juhtimismänguna näivat protsessihindamist tegelikult vaja? Põhjuseks pole miski muu kui lihtne soov paremini elada. Erasektoris sunnib protsesse analüüsima konkurentsist tulenev vajadus optimeerida funktsioone ja tegevusi, avalikus sektoris avalik huvi, mis väljendub ootuses saada riigilt rahulolu tagavaid, samas minimaalselt maksumaksja raha kulutavaid teenuseid.
Miks räägib Riigikontroll protsessihindamisest? Sest Riigikontrolli üks ülesandeid on teavitada audititele tuginedes avalikkust, kuidas riik neid teenuseid maksumaksja raha eest pakub. Protsessi lahutamine mõõdetavateks tegevusteks on vältimatu, et auditeerida nii tegevusi üksikuna ja kogumis kui ka tulemusi. Üksiktegevuste analüüs võimaldab leida need sõlmkohad protsessis, kus üks tegevus võib kumuleerudes kahjustada kogu protsessi.
Üks selline näide on kuritegude kohtueelse menetluse audit, kus Riigikontroll hindas kuriteo menetlemist ja tegi ettepanekuid selle muutmiseks, et kvaliteeti kahjustamata hoida raha kokku.
On arvutatud, et keskmiselt kestab iga kriminaalmenetluse protsess - s.o kuriteo avaldusest kohtuotsuseni - ligi 9 kuud, minnes maksumaksjale maksma 125 000 krooni. Arvestades, et Eestis viiakse aastas läbi ligi 9000 kriminaalmenetlust, saame kokku aukartust äratava summa - kaugelt üle miljardi krooni.
Seda protsessi võttiski Riigikontroll analüüsida. Koostöös politsei, prokuratuuri ja kohtutega leidsime hulga tegevusi, mis olid protsessi eesmärgi seisukohast väärtusetud, kulutades ometi palju aega ja raha. Näiteks leidsime 14 dokumendiliiki, mida koostati lihtsalt harjumusest, ehkki neil polnud ei prokuröride ega kohtunike silmis sisuliselt mingit väärtust.
Arvutasime välja, et loobudes üheleheküljelise väärtusetu dokumendi koostamisest, oleks kõikide menetluste juures võimalik kokku hoida ligi miljoni krooni eest tööaega ja raha. Kui ülekuulamisprotokolli asemel kasutada senisest ulatuslikumalt lindistamist, oleks võit vähemalt 7 mln krooni. Hea näide on kriminaaltoimikute tutvustamise protseduur, mille optimeerimine säästaks ligi 2 mln krooni. Siinkohal on tähtis rõhutada, et ettepanekutega ei tehtud mingeid järeleandmisi inimõigustes, mis on kriminaalmenetluse kvaliteedi oluline näitaja.
Üks märksõna, mis kirjeldatud näiteid iseloomustab, on kumulatiivsus. Iseenesest ei võta ju ükski toiming eraldi kuigi palju aega ja raha, kuid kriminaalmenetluses või mis tahes muus analoogilises protsessis, kus rutiinseid tegevusi võidakse sooritada tuhandete kaupa, on oluline püüelda iga üksiku toimingu võimalikult tõhusa korralduse poole. Soov seda teha peaks tulema protsessi eest vastutava organisatsiooni enda seest, mitte ajendatuna välisest sekkumisest kahjumi, õnnetuse, auditi vms näol. Alati on odavam ennetada kui tagajärgi likvideerida.
Janno Veskimets on tulemusauditi osakonna audiitor