Kuidas dokumendiregistrit kasutada

Dokumendiregistrist on võimalik dokumente otsida sisestades vabatekstiotsingusse märksõna või täpsusta andmeid ükshaaval. Otsingu tingimuste vahel on loogiline JA, st otsitakse dokumente, mis sisaldavad kõiki sisestatud tingimusi.

Otsingu sooritamiseks peab olema täidetud vähemasti üks järgmistest väljadest: Kellelt, Kellele, Registreerimise kuupäev, Kirja number, Registrinumber, Dokumendiga tegelev ametnik, Vabatekstiotsing

Näide: kui soovite otsida dokumenti, mille postitasite 01.04.09, siis tuleks väljale Kellelt sisestada nimi ning väljale Registreerimise kpv valida alguskuupäevaks 01.04.09 ning vajutada nupule Otsi (lõppkuupäeva võite tühjaks jätta, siis otsitakse kuni tänase päevani).

Otsingutulemusele klõpsates näidatakse dokumendi põhiandmeid ning seotud dokumente. Vajadusel võib otsingu tingimusi sisestada rohkem.

Füüsilistelt isikutelt tulnud kirjade puhul ei näidata isikute eraelu puutumatuse kaitseks isiku nime.

Juurdepääsupiiranguga dokumentide piirangute alused ja tähtajad on leitavad
dokumentide loetelust dokumendi sarjatunnuse ehk indeksi (Indeks 9-9/09/) järgi.

 

 Näide:

 

Tähis

Sari

Säilitus-
tähtaeg

Vastutaja

Juurde-
pääsupiirang

Säilitamisviis/
märkused

Registreerimine

9-9

Kirjavahetus, pöördumised, märgukirjad, avaldused, teabenõuded, selgitustaotlused jms

Alaline

HT

Avalik

E/P/ AV - RA hindamisotsus
nr 72, 24.05.2012

Sharepoint DHS